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Business

Gut vorbereitet in die nächste Betriebsprüfung

Lohnsteuerprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung, Betriebsprüfung – der Kontrollmöglichkeiten des Finanzamtes gibt es viele.

Bild oben: (Foto: ©Gina Sanders – stock.adobe.com)
Grund­sät­zlich gibt es drei Haupt­gründe für Be­trieb­sprü­fun­gen. Das kann so­ge­nan­ntes Kon­troll­ma­te­rial von an­deren Steuerpflichti­gen sein, mit de­nen der Un­terneh­mer Geschäfts­bezie­hun­gen hatte. Oder auch ein Hin­weis des Ve­r­an­la­gungs­beamten, der sich vorhan­dene Sch­wankun­gen in den Ein­nah­men und/oder Aus­gaben nicht erk­lären kann. Die dritte Möglichkeit für eine Be­trieb­sprü­fung ist ganz un­spek­takulär: Es ist ein­fach an der Zeit. Daneben gibt es auch die Möglichkeit ein­er Zu­fall­sauswahl durch die EDV der Fi­nanzver­wal­tung oder ganz klas­sisch: Hin­weise eines ehe­ma­li­gen Mi­tar­beit­ers, eines ehe­ma­li­gen Part­n­ers oder eines Konkur­ren­ten. Ist eine Prü­fungsanord­nung in der Post, muss rasch ge­han­delt wer­den. Zwar wird in den meis­ten Fällen di­rekt in den Kan­zleiräu­men des Steuer­ber­aters geprüft (die Be­trieb­sprü­fung­sord­nung sie­ht je­doch als Stan­dard die Prü­fung im Un­terneh­men vor) und auch der Steuer­ber­ater als er­ster An­sprech­part­n­er vom Prüfer be­fragt. Der Un­terneh­mer ist den­noch nicht in je­dem Fall außen vor. Spätestens bei der obli­ga­torischen Un­terneh­mensbesich­ti­gung zum Ende der Be­trieb­sprü­fung (oder auch zu Be­ginn) kann der Prüfer vor der Tür ste­hen und so­gar die Mi­tar­beit­er be­fra­gen. Und ger­ade die wis­sen oft nicht, wie sie sich ver­hal­ten sollen, und lösen mit ein­er unbe­darften Ant­wort auf eine schein­bar harm­lose Frage auf den let­zten Me­tern noch fa­tale Fol­gen aus. Da­her soll­ten Mi­tar­beit­er unbe­d­ingt frühzeitig mit ins Boot ge­holt und dahin ge­hend in­struiert wer­den, Auskünfte an den Prüfer nur nach Rück­sprache mit dem Un­terneh­mer zu erteilen.

Steuer­liche Mitwirkungspflicht­en

(Foto: ©Gina Sanders – stock.adobe.com)
(Fo­to: ©Gi­na San­ders – stock.adobe.com)

Auch wenn es nicht je­dem ge­fällt: Vom Prüfer ange­forderte Un­ter­la­gen müssen grund­sät­zlich bere­it­gestellt wer­den, denn es beste­hen steuer­liche Mitwirkungspflicht­en. Wer Dat­en nicht oder nicht rechtzeitig vor­legt und damit seine Mitwirkungspflicht­en ver­let­zt, wird zur Kasse ge­beten. Die Fi­nanzver­wal­tung darf hi­er ein Verzögerungs­geld zwischen 2.500 und 250.000 Eu­ro fest­setzen. Wün­scht der Prüfer Zu­griff auf die elek­tronischen Dat­en, sollte nur die Dat­en-CD (GoBD/GD­P­dU) zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Hi­er ist da­rauf zu acht­en, dass nur steuer­lich rel­e­vante Dat­en zugänglich sind. Der Prüfer ist auch berechtigt, die im Un­terneh­men einge­set­zte EDV zu prüfen. Er darf auf die vor Ort befind­liche Hard- und Soft­ware zu­greifen. All­ge­mein ausge­drückt: Der Prüfer darf und soll prüfen, ob die Buch­führung den GoB (Grund­sätzen ord­nungs­mäßiger Buch­führung) ent­spricht. So kann z.B. die Rech­nungsle­gungs­soft­ware dahin ge­hend geprüft wer­den, ob Rech­nun­gen gelöscht oder geän­dert wer­den kön­nen, ohne dass ent­sprechende Hin­weise aus­gegeben wer­den, bzw. ob die ur­sprünglichen Doku­mente oder Dat­en archiviert wer­den oder ob die ver­wen­dete Soft­ware ma­nip­u­la­tions­sich­er ist. Wer­den dem Prüfer (verse­hentlich) auch an­dere Dat­en aus­ge­händigt, beste­ht für die­sen kein Ver­w­er­tungsver­bot. Wichtig ist auch, auf eine strikte Tren­nung be­trie­blich­er und pri­vater Kon­ten zu acht­en. Denn falls be­trie­bliche Vorgänge auch über pri­vate Kon­ten abgewick­elt wer­den, kann der Prüfer auch diese pri­vat­en Kon­ten mit all sei­nen Buchun­gen, die nicht für je­d­er­mann bes­timmt sind, einse­hen.

Keine Ankündi­gung notwendig


Von ein­er Lohn­s­teuer- und Um­satzs­teuer­son­der­prü­fung zu un­ter­schei­den sind sie so­ge­nan­n­ten Nach­schauen. Im Rah­men ein­er Lohn­s­teuer- oder Um­satzs­teuer­nach­schau kann ein Fi­nanzbeamter näm­lich auch heute schon ohne vorherige schriftliche Prü­fungsanord­nung vor der Tür des Un­terneh­mers ste­hen. Eine Nach­schau ist in ihrem Um­fang und ihr­er Dauer zwar nicht mit der großen Be­trieb­sprü­fung ver­gleich­bar. Die Geschäft­s­räume dür­fen den­noch besichtigt wer­den, auch soll­ten Fra­gen beant­wortet und Un­ter­la­gen gezeigt wer­den. Ab 2018 er­hält die Fi­nanzver­wal­tung eine weitere Prü­fungs­möglichkeit: die Kassen­nach­schau. Sie er­möglicht die unangekündigte Über­prü­fung von Sachver­hal­ten mit Barum­sätzen. Dabei kann die Kassen­nach­schau in eine reg­uläre Um­satzs­teuer-Son­der­prü­fung überge­hen. Die Fi­nanzbeamten dür­fen im Rah­men der Kassen­nach­schau die Geschäft­s­räume während der Geschäft­szeit­en be­treten und Beobach­tun­gen zum Um­gang mit den Barein­nah­men machen. Auch anonyme Testeinkäufe sind nicht aus­ge­schlos­sen.
Miri­am Leschke | re­dak­tion@re­vi­er-ma­n­ag­er.de

Ausgabe 05/2017