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Business

„Beratung ist das A und O“

Bürotechnik Schweinsberg ist spezialisiert auf innovative Kopier-, Druck- und Dokumentenmanagement-Lösungen. Dabei legt das Team größten Wert auf Kundennähe.

Bild oben: Bei einer Störung sind die Techniker innerhalb von 4 Stunden vor Ort
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„Damit mach­bar wird, was denk­bar ist“, be­grün­det De­nis Be­ca, Geschäfts­führ­er der Bürotech­nik Sch­weins­berg GmbH und Co. KG, das große En­gage­ment seines Teams. Die Spezial­is­ten für in­no­va­tive Kopi­er-, Druck- und Doku­men­ten­ma­n­age­ment-Lö­sun­gen haben es sich zur Auf­gabe ge­macht, ihren Kun­den maßgesch­nei­derte Pa­per-Out­put- und Work­flow-Konzepte zu lie­fern, mit de­nen sie so­wohl Zeit als auch Geld sparen kön­nen. „Im Ge­gen­satz zu eini­gen Wett­be­wer­bern, die um die preisw­ertesten Ange­bote wet­teifern, ist es uns­er Ziel, die in­di­vi­du­ell beste Lö­sung und ei­nen er­stk­las­si­gen Ser­vice zu bi­eten – und zwar an je­dem Ort, an dem Pa­pi­er be­druckt und ve­rar­beit­et wird.“ Dabei kann Bürotech­nik Sch­weins­berg – kurz bts – auf ei­nen breit­en Er­fahrungsschatz zurück­greifen: Ge­grün­det wurde das Un­terneh­men bere­its 1983 von Klaus Sch­weins­berg, als in Dort­mund noch Stahl gekocht wurde; 13 Jahre später über­nahm Ralph Ott die Geschäfts­führung. Im Laufe der Zeit hat sich die Stadt zu einem ge­fragten Stan­dort für in­no­va­tive Un­terneh­men ge­wan­delt, zu de­nen heute auch die bts ge­hört. Er­fol­greich ist das 15-köp­fige Team insbe­son­dere auf­grund seines um­fassen­den Know-hows, das die Mi­tar­beit­er regelmäßig bei Fort­bil­dun­gen er­wer­ben. „Nur auf diese Weise gel­ingt es, unsere Kun­den mit den tech­nisch und be­trieb­swirtschaftlich besten Lö­sun­gen zu ver­sor­gen“, fährt der heutige Geschäfts­führ­er De­nis Be­ca fort. Als In­hab­er und Geschäfts­führ­er der BK Hold­ing über­nahm der Di­plom-Kauf­mann 2015 bere­its die Ru­dolf Stosch Büro­maschi­nen GmbH in Düs­sel­dorf; seit Som­mer 2016 lenkt er zu­dem die Geschicke der Bürotech­nik Sch­weins­berg.

Sch­neller Ser­vice

Bei einer Störung sind die Techniker 
innerhalb von 4 Stunden vor Ort
Bei ein­er Störung sind die Tech­nik­er in­n­er­halb von 4 Stun­den vor Ort

Nach wie vor kön­nen sich Kun­den auf das be­währte Ange­bots- und Leis­tungsspek­trum ver­lassen. Neben dem Ver­trieb von qual­i­ta­tiv hoch­w­erti­gen Kopier­ern, Druck­ern und Scan­n­ern der Marken Kon­i­ca Mi­nol­ta, Ky­o­cera, Lex­mark und Sharp bi­etet bts auch ei­nen er­stk­las­si­gen Ser­vice an: Tritt eine Störung auf, sind die Tech­nik­er in­n­er­halb von 4 Stun­den vor Ort. Da Bürotech­nik Sch­weins­berg als Part­n­er von Kon­i­ca Mi­nol­ta auf 220 an­dere Sys­tem­part­n­er zurück­greifen kann, gel­ingt es, die ei­ge­nen Kun­den bun­desweit sch­nell und un­kom­pl­iziert zu be­treuen. Die bts ge­hört auf­grund ihr­er speziellen Ken­nt­nisse in den Bereichen Ser­vice und Prozes­sop­ti­mierung zum klei­nen Kreis der Kon­i­ca- Mi­nol­ta-Elite­part­n­er. Um den Aufwand für die Kun­den möglichst ger­ing zu hal­ten, bi­eten die Dort­mun­der auch Ma­n­aged Print Ser­vices (MPS) an: „Unsere Sys­teme mel­den uns au­to­ma­tisch ihre Zäh­ler­stände, Störun­gen oder an­ste­hende War­tun­gen. Wir sor­gen dann dafür, dass alles ein­wand­frei läuft; der Kunde muss sich um nichts küm­mern.“ Bevor bei Bürotech­nik Sch­weins­berg ein Mi­et-War­tungsver­trag geschlossen wer­den kann, ferti­gen die Spezial­is­ten eine tief­schür­fende Anal­yse der Ist-Si­t­u­a­tion an. Dabei wer­den alle Sys­teme aufgenom­men und in Raum­pläne eingezeich­net, die beste­hen­den Verträge geprüft sowie in­ten­sive Mi­tar­beit­erge­spräche ge­führt. Darüber hi­naus wird mithilfe des Fleet-Ma­n­age­ments fest­gestellt, wie viel an welchen Stellen ge­druckt wird. „Erst durch diese de­tail­lierte Anal­yse kön­nen wir Lö­sungsvorsch­läge erar­beit­en, die den un­terneh­merischen An­forderun­gen des All­t­ags gerecht wer­den, zu ein­er tech­nischen Verbesserung führen und die Kosten­struk­tur im Pa­per-Out­put verbessern“, erk­lärt De­nis Be­ca. „Durch­sch­nittlich lassen sich zwischen 15 und 30 Prozent der Druck­kosten eins­paren.“

Beim Brie­fver­sand sparen


Der neue In­hab­er hat zu­dem Post­bear­bei­tungssys­teme ins Pro­dukt­port­fo­lio aufgenom­men. Neben dem Ver­trieb von Franki­er- und Ku­vertier­maschi­nen des Un­terneh­mens Fran­co­typ-Pos­talia bi­etet die bts auch Kon­so­li­dierungs­di­en­stleis­tun­gen an: „Ab ein­er bes­timmten Menge von Brie­fen gewährt die Deutsche Post Ra­batte, durch die sich eine Menge Geld sparen lässt. Darüber hi­naus kön­nen wir als Di­en­stleis­ter die Briefe kosten­frei bei unseren Kun­den ab­holen, um diese weit­erzuleit­en. Die Ab­hol­ung durch die Post kostet in der Regel im­mer­hin 170 bis 200 Eu­ro im Mo­nat.“ Auch in tech­nisch­er Hin­sicht wollen die Dort­mun­der ihren Kun­den den besten Ser­vice bi­eten. „Durch die Dig­i­tal­isierung wird sich das An­forderungspro­fil, mit dem wir uns au­sei­nan­dersetzen, je­doch deut­lich verän­dern“, ist Be­ca überzeugt. Das belegt die im Novem­ber 2015 von IDC durchge­führte Studie zum The­ma „Print & Doc­u­ment Ma­n­age­ment in Deutsch­land 2016“, bei der 220 Or­gan­i­sa­tio­nen mit mehr als 100 Mi­tar­beit­ern be­fragt wur­den: Dem­nach erken­nen bere­its 91 Prozent der Be­fragten das Potenzial von Print- und Doc­u­ment-Ma­n­age­ment für die dig­i­tale Trans­for­ma­tion ihr­er Or­gan­i­sa­tion. „Das Kopier­vol­u­men nimmt seit Jahren stark ab. Der Bereich Druck­en steigt nach wie vor und der Bereich Scan­nen wächst ger­adezu ex­plo­sion­sartig. Damit stei­gen eben­falls die An­forderun­gen an die Archivierung. Kopier­sys­teme und IT greifen im­mer stärk­er in­ei­nan­der.“ Die Kernkom­pe­tenz von bts bleibe aber er­hal­ten: „Wir deck­en alles ab, um den ge­samten Bereich ‚Pa­per-Out­put‘ pro­fes­sionell zu be­di­e­nen.“ Dazu ge­hört es auch, bes­timmte Di­en­stleis­tun­gen stan­dar­disiert anzu­bi­eten, wie et­wa der Umzug sämtlich­er Adress­dat­en und Speicherp­fade von einem Kopier­er auf den näch­sten, so­dass der neue Kopier­er von An­fang an wie ge­woh­nt einge­set­zt wer­den kann. „Unsere Kun­den wollen sch­ließlich prak­tische Lö­sun­gen“, gibt Be­ca zu be­denken. So sei es heute un­ter an­derem möglich, sich per Fin­ger­ve­nen-Scan­n­er am Druck­er anzumel­den und mit ein­er per­so­n­al­isierten Ober­fläche auf dem Scan­n­er-Dis­play zu ar­beit­en. Um den Sca­nauf­trag pass­wortver­sch­lüs­selt zu versen­den, ist dann lediglich ein Knopf­druck notwendig.

Doku­mente dig­i­tal­isieren

Erfolgreich ist das 15-köpfige Team insbesondere aufgrund seines umfassenden Know-hows
Er­fol­greich ist das 15-köp­fige Team insbe­son­dere auf­grund seines um­fassen­den Know-hows

„Unsere Geräte wer­den zuneh­mend als Scan­n­er ver­wen­det, um Doku­mente zu dig­i­tal­isieren und sie in ei­nen Work­flow einzu­bin­den.“ Dann kön­nen Ein­gangs­rech­nun­gen beispiel­sweise vom Chef dig­i­tal geneh­migt wer­den, bevor die Buch­hal­tung die Doku­mente bear­beit­et und archiviert. „Wir bi­eten darüber hi­naus eine Soft­ware an, die PDF-Dateien ab­gleicht. An­wälte oder Notare ge­hen auf diese Weise sich­er, dass Verträge, die sie per E-Mail ver­schickt haben, nicht von der an­deren Partei vor der Un­ter­schrift verän­dert wur­den.“ Un­terneh­men sollen let­ztlich bei der Um­stel­lung auf pa­pier­lose Prozesse un­ter­stützt wer­den, um ihren Ar­beit­sall­t­ag zu er­leichtern. Dazu tra­gen un­ter an­derem auch Hilfs­mit­tel wie in­ter­ak­tive Dis­plays/Mon­i­tore bei, die neue Präsen­ta­tions­möglichkeit­en bi­eten. So­gar Smart­phones und Tablets lassen sich mit die­sen Dis­plays verbin­den. „Unsere Auf­gabe ist es im­mer weniger, Geräte auszu­tauschen oder zu re­pari­eren, son­dern den Kun­den dahinge­hend zu be­r­at­en, wie er die tech­nischen Möglichkeit­en einsetzen kann. De­shalb ist die kom­pe­tente, ehr­liche und um­fassende Be­r­a­tung für uns das A und O.“ Weitere Her­aus­forderung für die Zukunft sie­ht Be­ca in der Ein­führung eines On­line-Shops für sämtliche Pro­dukte und Di­en­stleis­tun­gen sowie in der Etablierung des elek­tronischen Rech­nungsaus­tauschs. Eines soll sich aber nicht än­dern: „Auf die Kun­den­nähe, die bts seit mehr als 30 Jahren auszeich­net, le­g­en wir nach wie vor größten Wert – das soll auch in Zukunft so bleiben, damit mach­bar wird, was denk­bar wird.“

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Ausgabe 09/2016



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